El reto
Una reforma integral no se presupuesta en cinco minutos a mano. El equipo técnico necesitaba visitar la vivienda o cruzar varios correos antes de poder dar siquiera una horquilla orientativa. Cada presupuesto consumía entre 2 y 4 horas entre toma de medidas, consulta de precios de materiales y cuadre con los gremios.
El cuello de botella era doble. Por un lado, los leads se enfriaban: el cliente que pedía presupuesto un viernes a las diez de la noche no recibía respuesta hasta el lunes, y muchas veces ya había contactado con tres competidores. Por otro, el equipo dedicaba más tiempo a presupuestar oportunidades que nunca cerraban que a los proyectos en producción.
La solución
Componentes clave de la solución
Modelado del know-how del gremio
Las primeras semanas no escribimos código. Nos sentamos con los técnicos a entender cómo presupuestaban a mano: qué partidas miraban, qué medidas tomaban, qué materiales aplicaban por defecto, qué horquilla manejaban por m² según gama. Convertimos ese conocimiento tácito en reglas y datos estructurados.
Base de datos de partidas y precios
Construimos una base de datos con cientos de partidas reales (suelos, alicatado, baños, cocinas, electricidad, fontanería, pintura, carpintería) con precios de materiales por gama y rendimientos de mano de obra. El motor combina las variables del cliente con esta BD para devolver un presupuesto desglosado por capítulos con horquilla baja, media y alta.
Agente IA en WhatsApp
El cliente final inicia la conversación por WhatsApp. El agente le pregunta lo justo (tipo de reforma, superficie, estado actual, gama de acabados, plazos) sin sonar a formulario. Cuando falta un dato relevante, lo pide; cuando detecta ambigüedad, repregunta. Sólo dispara el cálculo cuando tiene todo lo que el motor necesita.
PDF automático con la horquilla
Con los campos completos, el agente lanza el motor y devuelve un PDF al cliente: desglose por capítulos, horquilla estimada y siguiente paso (visita técnica para cerrar números). El equipo comercial recibe en paralelo el lead ya cualificado con toda la conversación y el cálculo adjuntos.
Cómo queda el flujo
01
Cliente escribe por WhatsApp
Entrada
02
Agente IA (extrae datos)
Interpretación
03
Motor sobre BD de gremios
Cálculo
04
PDF al cliente + aviso comercial
Acción
01
Cliente escribe por WhatsApp
Entrada
02
Agente IA (extrae datos)
Interpretación
03
Motor sobre BD de gremios
Cálculo
04
PDF al cliente + aviso comercial
Acción
Impacto
Antes
Cada presupuesto exigía visita técnica o varios correos antes de dar una cifra. Los leads de fin de semana se enfriaban antes del primer número.
Después
El cliente recibe una horquilla realista por WhatsApp en minutos. La visita técnica se reserva para los leads que ya conocen el rango y quieren cerrar.
Tras tres meses en producción, el equipo dejó de invertir tiempo técnico en presupuestos que no avanzaban. La capacidad de respuesta pasó de unas 40 solicitudes mensuales atendidas a manejar las 120–150 que entran, sin contratar más personal. La visita técnica ya no es el primer filtro: la horquilla del PDF lo es, y eso eleva el ratio de visitas que terminan en contrato firmado.
Lo que aprendimos
El reto de fondo no era técnico, era extraer del equipo el conocimiento que llevaba años acumulado en sus cabezas. Dedicamos casi un mes a sesiones con los técnicos antes de escribir una sola línea de código del motor, y resultó ser la inversión que más impacto tuvo en la calidad del resultado.
Si modelas mal cómo presupuestan los gremios, automatizas un sistema que da números equivocados muy rápido. La velocidad del agente sólo aporta valor si lo que calcula por debajo es defendible delante del cliente. Por eso el motor entrega siempre una horquilla, nunca una cifra cerrada: la cifra final la sigue dando una persona tras la visita.